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EspañolO Planejamento de viagens corporativas é um papel desenvolvido pelo profissional do secretariado e pode ser ainda mais eficaz se usadas as ferramentas certas
O profissional do secretariado desenvolve um papel de grande importância nas empresas. Seu trabalho vai muito além de tarefas cotidianas simples, implicam em deveres vitais para o andamento perfeito de todo o fluxo de trabalho.
Uma das muitas funções que o profissional do secretariado deve realizar é a gestão de viagens corporativas, de forma prática e com mínimas dificuldades. Por muito tempo o planejamento das viagens foi feito de forma limitada, mas agora, novos recursos têm surgido para facilitar esse processo.
O profissional antes lidava com tudo diretamente, desde a compra de passagens, reservas de hotéis, até planilhas e relatórios construídos manualmente, além de cuidar de todo o roteiro da viagem. Coisas que consumiam um tempo que, por muitas vezes, não estava à sua disposição.
Planejamento de Viagens Corporativas se tornam mais eficientes com ferramentas novas.
FERRAMENTA DE GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS
Sempre houve inúmeras formas de planejar, entretanto, nem todas mostravam-se eficientes em relação a mensuração dos dados, economia de gastos e entre outros aspectos.
A cada momento novas ferramentas têm surgido para ajudar os profissionais a desempenharem essa tarefa da melhor forma possível.
Uma das ferramentas que se destaca na gestão de viagens é o Self booking, que têm o objetivo de reunir todos os processos em um só lugar, facilitando assim o controle da gestão. A plataforma auxilia na reserva de hotéis, agendamento de voos, aluguel de carros e outras questões relacionadas a viagens.
A partir do uso desta ferramenta, o profissional do secretariado passa a ter uma autonomia maior e um menor gasto de tempo e de custos. Com os processos automatizados, as decisões passam a ser assertivas e mais rápidas. E todos os envolvidos na viagem têm acesso às informações organizadas, eliminando trocas de e-mails desnecessárias.
O Self Booking traz para a empresa inúmeras possibilidades de escolha na hora de organizar as viagens corporativas. Podendo comparar preços de passagens, hotéis, companhias de táxis e assim realizando a escolha que mais se adapta às necessidades da sua empresa.
Parte fundamental do planejamento de qualquer viagem corporativa é evitar que tal tarefa não se torne um problema, pois parte do trabalho do secretário é cuidar dos processos de maneira que o ambiente profissional se torne o mais organizado e fluído possível.
Existem outros aplicativos que buscam ajudar nesta tarefa, como o TripIt, que reúne tudo sobre seus voos em um só lugar, eliminando a necessidade de papéis e correrias em aeroporto. Já o Trips, aplicativo do Google, possibilita que os dados de hotéis, voos e até roteiro de viagens, estejam na palma da sua mão.
Tecnologia se torna aliado do profissional do secretariado.
WORKSHOP SOBRE PLANEJAMENTO DE VIAGEM – COINS 2019
Não existem maneiras certas ou erradas de fazer este tipo de planejamento, mas é importante ter opções que se adequem melhor a necessidade de cada empresa. A função do profissional do secretariado é ter sensibilidade para escolher aquela opção, cuja as ferramentas terão um maior benefício para a companhia como um todo.
Para conhecer mais sobre o assunto te convidamos a participar de um workshop durante o COINS 2019, voltado especialmente para este tema. A gestão de viagens levanta muitas questões que vão além de como gerenciar ou qual hotel escolher.
O workshop ministrado pelo professor e palestrante Fernando Andrade, que possui grande experiência em viagens ao redor do mundo, buscará tirar as dúvidas sobre o tema, além de dar dicas valiosas sobre o uso da tecnologia no planejamento de viagem corporativa.