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Você sabe como se comunicar na era do WhatsApp? Confira como se relacionar com os seus públicos por meio do aplicativo agora mesmo!
O WhatsApp é uma rede social que foi criada em 2009 por Jan Koum e Brian Acton, que se popularizou mundialmente por prover a seus usuários formas práticas de comunicação. Com ele, é possível trocar mensagens instantâneas via internet (texto, vídeos, imagens e áudios), fazer chamadas (áudio ou vídeo) e compartilhar o seu status (que desaparece em 24 horas).
Atualmente, ele é um recurso presente no dia a dia das organizações, por isso, é essencial que você saiba se comunicar na era do WhatsApp e utilizar esse recurso ao seu favor.
O aplicativo se popularizou no Brasil, substituindo o clássico SMS e servindo como um ótimo apoio na comunicação entre as empresas e seus públicos. Dessa maneira, essa facilidade permite que o profissional do secretariado otimize o seu tempo e organize melhor a sua rotina.
No entanto, é preciso saber utilizar essa ferramenta. Quer saber como fazer isso? Confira agora mesmo as nossas 5 dicas!
1. Divulgue o seu número na era do WhatsApp
O primeiro passo para criar uma comunicação com o seu público via WhatsApp é divulgando o seu número (falamos isso porque muitas empresas ainda insistem em “escondê-lo”). Então, divulgue o seu contato em:
- cartões de visita;
- apresentações dos executivos da empresa;
- folha timbrada;
- site e blog;
- mídias sociais;
- releases para a imprensa;
- todas as campanhas de marketing;
- assinatura de e-mail;
- newsletter e;
- outros.
2. Não misture o pessoal do profissional
É muito comum as pessoas terem o mesmo número para uso pessoal e profissional. Todavia, isso não pode acontecer! Portanto, saiba sempre separar a sua vida pessoal das suas tarefas do dia a dia organizacional.
Tenha um número exclusivo para trocar mensagens com a família e os amigos, e outro para você usar profissionalmente. Isso ajuda (e muito) na organização do tempo, evitando que você utilize o horário de trabalho respondendo para os amigos e também que você leve as tarefas para casa no momento em que precisa descansar.
3. Evite uma comunicação robotizada na era do WhatsApp
Traga uma comunicação mais leve e personalizada para a sua empresa, evitando mensagens automáticas robotizadas. O aplicativo é utilizado para as pessoas conversarem entre si, então, utilize a ferramenta com uma abordagem e comunicação próxima ao leitor.
Dependendo do tom da conversa, você pode utilizar os emojis e até mesmo os gifs e outros recursos que o app permite. No entanto, evite para não deixar a conversa com um tom informal demais, certo?
4. Determine horários de atendimento
Você precisa determinar horários de atendimento para o uso do WhatsApp. Por exemplo, se o horário da sua empresa é das 7h30min às 18h30min, limite-se a responder as mensagens dentro desse período.
Nesse caso, você pode até criar uma mensagem automática (humanizada, por favor!) comunicando que você recebeu o material e que responderá dentro do horário comercial.
5. Segmente o seu público
Segmente o seu público na era do WhatsApp para enviar as mensagens mais adequadas. Por exemplo, para os executivos e gestores que você atende, poderá enviar a agenda do dia, localização das próximas reuniões e também lembretes importantes.
Já para os clientes você pode enviar a divulgação de uma novidade na sua empresa, alguma promoção exclusiva e até mesmo fazer uma parceria com o marketing para elaborar conteúdos estratégicos.
O WhatsApp é um aplicativo que permite a troca de mensagens instantâneas via internet. Ele pode ser utilizado estrategicamente para que os profissionais de secretariado se comuniquem com os seus públicos. No entanto, para que o recurso funcione é preciso seguir algumas regras básicas para evitar se perder nas estratégias, e não transformar esse excelente recurso em uma ferramenta ruim para você e seu negócio.
Com este post, você aprendeu 5 dicas de comunicação para a Era do WhatsApp. Você gostou deste conteúdo? Então, aproveite para compartilhá-lo nas suas mídias sociais!